Interne Datenschutzrichtlinien für den Umgang mit Wiederverkäufer-, Lieferanten-, Interessenten- und Kundendaten innerhalb der Romfil GmbH Hiermit informieren wir unsere Wiederverkäufer, Lieferanten, Kunden und Interessenten wie die Romfil GmbH mit Daten, die von der Gesellschaft erhoben werden, umgeht. Es handelt sich um die internen Datenschutzrichtlinien der Romfil Gesellschaft mit beschränkter Haftung Gau-Weinheimer-Strasse 2 D-55578 Wolfsheim Tel.: +49 (0)6701-91 65 0 Fax: +49 (0)6701-96 00 13 E-Mail: info@romfil.com Internet: www.romfil.com Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Axel Lorei, Janine Lorei Registergericht: Amtsgericht Mainz Registernummer: HRB 22979 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE 199108097 Verantwortlicher i. S. d. § 55 Abs. 2 RStV: Axel Lorei, Romfil GmbH, Gau-Weinheimer-Str. 2, 55578 Wolfsheim Die Romfil GmbH hat Kenntnis von der aktuellen Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46EG. Die Produkte, Leistungen und Angebote der Romfil GmbH richten sich nicht an Privatpersonen. Sie richten sich ausschließlich an Kunden und Interessenten aus dem Business-to-Business-Bereich (B2B). Die handelnden Akteure sind dementsprechend Vertreter juristischer Personen oder sind selbst Gewerbetreibende. Die Romfil GmbH erhebt und speichert ausschließlich Daten, die sie für die Vertragsanbahnung und Vertragsausübung ihrer Leistungen und Angebote benötigt. In der Romfil GmbH arbeiten im Moment keine Mitarbeiter, die sich ausschließlich mit der Erhebung und Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten beschäftigen. Aus diesem Grund kann auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verzichtet werden. In diesem Fall ist die Geschäftsführung – in Persona Axel Lorei und Janine Lorei – verantwortlich für den Einhalt der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten zum freien Datenverkehr. Alle Mitarbeiter wurden über die Verordnung (EU) 2016/679 und die Wichtigkeit der Einhaltung der Datenschutzregeln und der Verschwiegenheit bezogen auf Kunden-, Interessenten- und Mitarbeiterdaten aufgeklärt und belehrt. Alle erhobenen Daten werden gesichert aufbewahrt und gespeichert. Für die Löschung der Daten gelten die Verordnung (EU) 2016/679 und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Jeder Arbeitsplatz von Mitarbeitern, die mit relevanten Daten umgehen, wurde mit einem Aktenvernichter mit Partikelschnitt ausgestattet. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, auf die Funktionstüchtigkeit zu achten. Bei Nichtfunktion muss der Defekt umgehend der Geschäftsführung gemeldet werden. Fragen oder Beschwerden zur Datenschutzerklärung oder zu Datenverarbeitungsaktivitäten der Romfil GmbH, einschließlich der Widerrufserklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten sollen an folgende Adresse gerichtet sein: Für Kunden-, Wiederverkäufer- Lieferanten- und Interessentendaten: Axel Lorei Romfil Gesellschaft mit beschränkter Haftung Gau-Weinheimer-Strasse 2 D-55578 Wolfsheim Tel.: +49 (0)6701-91 65 0 Fax: +49 (0)6701-96 00 13 E-Mail: lorei@romfil.com Für Mitarbeiterdaten: Janine Lorei Romfil Gesellschaft mit beschränkter Haftung Gau-Weinheimer-Strasse 2 D-55578 Wolfsheim Tel.: +49 (0)6701-91 65 0 Fax: +49 (0)6701-96 00 13 E-Mail: janine.lorei@romfil.com Wiederverkäufer-, Lieferanten- und Kunden- und Interessentendaten Die Produkte, Leistungen und Angebote der Romfil GmbH richten sich nicht an Privatpersonen. Sie richten sich ausschließlich an Kunden und Interessenten aus dem Business-to-Business-Bereich (B2B). Die handelnden Akteure sind dementsprechend Vertreter juristischer Personen oder sind selbst Gewerbetreibende. Die Romfil GmbH erhebt und speichert ausschließlich Daten, die sie für die Vertragsanbahnung, Vertragsausübung ihrer Leistungen und für Angebote benötigt. Der Internetauftritt, einschließlich der Social Media Kanäle (Facebook, Twitter und Instagram) dient rein der Informationsbereitstellung seitens der Romfil GmbH. Es werden auf den Webseiten der Romfil GmbH keine Cookies gesetzt oder personenbezogene Informationen über Benutzer und Besucher der Seiten gespeichert. Darüberhinaus sammelt die Romfil GmbH keinerlei Informationen über die Social Media Kanäle. Über die Sichtbarkeit der Besucherdaten entscheidet der Besucher der Seiten der Romfil GmbH über sein jeweiliges Profil bei den Anbietern der Social Media Dienste selbst. Interessentendaten werden im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 erhoben und dementsprechend wieder gelöscht. Welche Informationen sammelt und speichert die Romfil GmbH? Die Angebote der Romfil GmbH richten sich an Kunden im Business-to-Business-Bereich. Es werden Informationen erhoben, die sich rein auf den geschäftlichen Rahmen beziehen. Für die Bearbeitung und Abwicklung unserer Aufträge speichert die Romfil GmbH von Interessenten, Kunden, Lieferanten und Wiederverkäufern: Die Romfil GmbH behält sich vor, die Zahl der gesammelten Informationen zu verändern und zu ergänzen. Die jeweils aktuelle Datenschutzrichtlinie der Romfil GmbH ist für jeden auf der Website der Romfil GmbH – www.romfil.com – einzusehen. Warum speichern wir diese Daten? Diese Daten werden von der Romfil GmbH erhoben, um eine reibungsfreie Auftragsabwicklung zu ermöglichen. Maschinenteile werden gespeichert, um im Servicefall Ersatzteile bereitzustellen und den Arbeitseinsatz planen zu können. Wie und wo werden die Daten gespeichert? Die Romfil GmbH speichert die erhobenen Daten manuell (als Kopie bzw. Ablichtung) oder automatisiert auf den PC´s und Servern der Romfil GmbH. Alle PC´s sind passwortgeschützt. Personalakten sind in einem verschlossenem Schrank aufbewahrt. Werden die Daten weitergegeben? Die Rechnungsdaten und Provisionszahlungen werden für die Bearbeitung der Buchhaltung an den für die Romfil GmbH tätigen Steuerberater weitergegeben. Auch hier werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten. Wann werden die Daten gelöscht? Alle erhobenen Daten werden für die Auftragsabwicklung und für die Bearbeitung etwaiger Serviceeinsätze gespeichert. Darüber hinaus speichern wir Adressdaten, um unsere Kunden, Wiederverkäufer und Interessenten für Produktempfehlungen und Neuentwicklungen, Messeauftritte und eventueller Produktschulungen ansprechen und einladen zu können. Die Löschung von Rechnungsdaten unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf diese Fristen werden die erhobenen Daten gelöscht. Wie kann ich meine Daten einsehen und wo kann ich meiner Einwilligung widersprechen? Für Fragen und Widerrufung der Einwilligung folgende Adresse benutzen: Axel Lorei Romfil Gesellschaft mit beschränkter Haftung Gau-Weinheimer-Strasse 2 D-55578 Wolfsheim Tel.: +49 (0)6701-91 65 0 Fax: +49 (0)6701-96 00 13 E-Mail: lorei@romfil.com Einwilligungserklärung für die Speicherung und Verwendung Daten und Informationen Hiermit bestätige ich, dass mir die Datenschutzrichtlinien der Romfil GmbH bekannt sind. Ich habe diese von der Romfil GmbH ausgehändigt bekommen oder sie auf der Internetseite der Romfil GmbH gelesen. Ich willige ein, dass die Romfil Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Sitz in 55578 Wolfsheim, Gau-Weinheimer Strasse 2, meine oben aufgeführten Daten erheben, speichern und verwenden darf. Mir ist bewusst, dass die Romfil GmbH diese Daten zur Bearbeitung der Lohnunterlagen an ihren Steuerberater weiterleitet. Dies genehmige ich mit dieser Unterschrift. Ich kann diese Einwilligung jederzeit bei den oben genannten Stellen widerrufen. Wolfsheim, 25. Mai 2018
